5 claves para organizar tu próximo evento afterwork

Una parte importante de las acciones de comunicación de una empresa son los eventos corporativos. Cuando se considera conveniente convocar un evento, se desencadenan una serie de cuestiones que hay que establecer previamente para que el encuentro sea lo más exitoso posible.

¿Qué entendemos por evento de éxito? Habrá mediciones para cada tipo de empresa pero un elemento común a todas sería conseguir la asistencia prevista y gran visibilidad.

Eventos hay muchos pero en los que yo participo más habitualmente y de los que puedo compartir resultados son de encuentros con los medios de comunicación. Cada uno es diferente por el formato o los tipos de medios que se convocan pero lo que demandan los clientes es ser más original que el anterior que hayan realizado.

Hace muy poco he tenido la oportunidad de realizar uno con medios y gastrobloggers para una bodega de rioja. El objetivo principal era presentar sus nuevos vinos jóvenes de cara al verano pero no querían hacer una convocatoria formal, estilo rueda de prensa. En este caso, al tratarse de vinos y al invitar a periodistas y a blogeros especializados en este sector y estar en el inicio del verano y con buen tiempo, te puedes permitir pensar en un evento por la tarde cuando haya acabado la jornada laboral.

 

Un evento afterwork informativo

terrazavinos

 

Una vez elegido el formato y el lugar, fue en una terraza elegante y muy céntrica en Madrid que nos permitió personalizarla con la identidad de la marca y disponer todo para disfrutar de los vinos que se presentarían, el objetivo principal era que no queríamos que fuese solo beber unos ricos caldos y pasar un buen rato, aunque también, sino que los asistentes publicasen durante el evento comentarios en sus redes y posteriormente artículos y posts en sus respectivos medios y blogs.

Pues bien para ello hay que trabajar en los pequeños detalles.

5 claves para conseguir la máxima repercusión

  • Elegir bien el horario. Tenemos que pensar que la convocatoria era al final de la tarde pero no puedes hacerlo muy pronto porque entendíamos que muchos irían primero a su casa, ni muy tarde para evitar el “momento pereza, ya no voy”. El calor de Madrid en una terraza no es el mejor aliado. Así que vimos que añochecería ese día sobre las 21:40 por lo que convocamos a la 20:45 para contar con la luz natural durante la charla de presentación que se daría entre las 21:00 y 21:30.
  • Dale un nombre sugerente. Es una manera de hacer la presentación más atractiva y por otro lado de ir sugiriendo titulares a los asistentes. Nosotros elegimos #holaverano, ya que lo hacíamos en la noche del inicio del solsticio de verano.

fotosblogeros

  • La fuerza de la imagen. La imagen corporativa tiene que estar presente sin abrumar y ser recargados, pero tiene que ser suficientemente protagonista como para aparecer en todas las fotos que hagan los asistentes. Aquí debo deciros que cuanto mejor sea el escenario mejores resultados tendréis, sobre todo si trabajáis con blogeros ya que suelen hacer sus propias fotos y publicarlas casi inmediatamente.
  • Evento informativo pero con un guiño informal. Estamos hablando de un encuentro con medios por lo que no puede faltar nunca los ganchos informativos que luego provocarán artículos. Sin eso, no te molestes en convocar a periodistas ni a influenciadores y conseguir la repercusión que buscas. Pero como hablamos de un evento afterwork pudimos ofrecer además una monologuista que cerró la velada y consiguió que no solo se llevaran su kit de prensa puesto sino también una sonrisa de oreja a oreja :-).
  • Medios sociales. Como siempre, no dejes de prestar atención a tus perfiles y al de los asistentes ese día. Si no tiene community manager tu empresa, contrátalo, pero tienes que aprovechar el ruido generado para tu propia visibiidad. Y seré pesada en esto, pero no olvides pensar en un hashtag e informar de él a los convocados porque será más sencillo provocar conversación entorno a él y después medirlo.
Los encuentros con medios, sea cual sea su formato, siempre necesitan ganchos informativos Click Para Twittear

A mi me gusta mucho organizar este tipo de acciones aunque acabes cansada y a las tantas de la noche. Me parecen creativas y una manera muy cercana de conseguir que un grupo de 30 a 40 influenciadores en sus áreas compartan de primera mano tus novedades.

¿Y tú también eres un entusiasta de los eventos? Si tienes alguna recomendación más que aportar, estaré feliz de leerte.

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comunicacion.merchepalomino@gmail.com'
Cofundadora de infinitopuntocero. Ya son 15 años trabajando en la relación con los medios y en la reputación corporativa ¡y me apasiona mi profesión!. Considero que la Comunicación, siempre en mayúsculas, es mucho más que lanzar una nota de prensa. Comparto lo que aprendo. Práctico el networking desde antes de que lo llamaran así. El sentido del humor es fundamental en mi vida :).

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