Convócame a una rueda de prensa pero hazlo con cariño

Recientemente he tenido que organizar una rueda de prensa para un cliente. Un trabajo que forma parte de mi actividad habitual, pero curiosamente me ha sucedido algo que me ha sorprendido y que me ha inspirado este post.

Habíamos convocado a unos 50 medios, entre los cuales se encontraba una blogger de gran influencia en el sector en el que se desenvuelve mi cliente. Parte de la organización de una rueda de prensa es lo que llamamos seguimiento de la convocatoria que consiste en telefonear al convocado para dar una mayor información sobre el tema en cuestión y sobre todo darle un toque personal que todo el mundo agradece. Cuando llamo a esta blogera y hablamos un largo rato sobre el enfoque de la noticia y lo que podemos aportarle al contenido de su blog, me dice muy sincera: “Merche, me gusta mucho el tema pero sobre todo te agradezco que me dediques un rato para explicármelo. Recibo diariamente muchas invitaciones y no me llama nadie para contarme quiénes son y porqué me convocan”. En consecuencia, la blogger se desplazó desde Granada a Madrid para asistir a nuestro acto informativo ¡Bingo!

Y esto es lo que me ha dejado ojiplática ¿Pero es que podemos pensar que solo con enviar un email van a acudir medios a nuestra rueda de prensa? Eso solo lo consiguen grandísimas firmas o temas realmente notorios como el que Mark Zuckerberg aterrice en España y quiera decir “algo” ¡lo que sea! El resto de las mortales empresas tenemos que cuidar y trabajar mucho en la convocatoria.

Así que no está de más recordar algunos pasos básicos para tener un mínimo éxito de asistencia a la rueda de prensa que organices, ya que los medios tienen muchas otras propuestas a las que poder asistir en lugar de a la tuya. Obvio decir que el punto de partida es tener una noticia que comunicar. Si no la tenemos, no molestemos a los medios.

Envíala con tiempo ¿Cuánto? Depende del sector y tipo de medio. Comparto lo que a mí me da buenos resultados:

  • Televisiones. 1 o 2 días antes. La previsión de noticias se hace el día anterior a la emisión.
  • Medios nacionales. 2 o 3 días antes dependiendo de la relevancia de la noticia.
  • Si ocupa una jornada o más de su tiempo (muy habitual en automoción) o si trabajan con mucha antelación en sus contenidos (moda o dominicales cierran 1 o 2 meses antes), hazlo 3 o 4 semanas antes.
  • Y sobre todo lo que dicte tu sentido común y/o la costumbre del sector.

Debemos ser directos y ofrecer solo los datos necesarios.

Responderemos a las 6 preguntas (como en las notas de prensa): ¿Cuándo? ¿qué? ¿quién? ¿cómo? ¿por qué? ¿dónde?

En una primera lectura el periodista tiene que saber a que le estamos convocando para saber si es de interés para su medio asistir y le contaremos:

    • Qué empresa convoca
    • El propósito principal del encuentro
    • Destaca y resume los datos principales de alguna manera. Sus agendas están muy llenas y les ayudarás a organizarse

CONVOCATORIA

Y cómo decía al inicio, convocar no significa que asistan. Hay que llamar a todos y cada uno. Es un trabajo duro pero merece la pena y da resultados por dos razones fundamentales. La primera porque evitas que si el correo ha ido a spam, por ejemplo, y no se ha leído, tengas la oportunidad de volver a enviarlo. Y la segunda, muy importante en mi opinión, porque las convocatorias tenemos que hacerlas breves y directas y una pequeña charla con el periodista en cuestión te permite subrayar la noticia y darle el enfoque específico que le permita identificar si la noticia es interesante o no para su audiencia.

Yo añadiría además una tercera razón muy personal. Me gusta el contacto humano y creo que, sin abusar del tiempo de nadie, lo que nos contamos con la voz mutuamente, no lo hacemos con un email.

Espero que estos pasos te ayuden para la próxima rueda de prensa que organices y no olvides ponerle mucho cariño 😉

[Photo credit imagen cabecera: koudy-vw vía Compfight]

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comunicacion.merchepalomino@gmail.com'
Cofundadora de infinitopuntocero. Ya son 15 años trabajando en la relación con los medios y en la reputación corporativa ¡y me apasiona mi profesión!. Considero que la Comunicación, siempre en mayúsculas, es mucho más que lanzar una nota de prensa. Comparto lo que aprendo. Práctico el networking desde antes de que lo llamaran así. El sentido del humor es fundamental en mi vida :).

2 Respuestas

  1. Lucettyastudillo@hotmail.com' Lucetty dice:

    Excelente

    • Muchas gracias! Orgullosa de leer una palabra tan contundente.
      Síguenos si puedes porque somos un grupo de profesionales que tratamos un amplio abanico de temas de Marketing, Comunicación, Tecnología y Emprendeduría. A bueno y también tienes las “infinitadas” que seguro te hacen pasar un buen rato :).

      Un saludo! Merche

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