El secreto de un evento de éxito en 10 pasos

Como ya os he comentado en post anteriores estoy inmersa en un nuevo proyecto. Pues bien, la semana pasada tuvimos nuestra presentación oficial en un evento con los que serán nuestros proveedores. Para ello juntamos en el evento a las mejores cadenas hoteleras y a restaurantes con estrellas Michelín de Madrid.

Hasta aquí todo muy bonito y, en efecto, el evento fue un éxito pero, realizando unos días más tarde una labor de autoanálisis, me he dado cuenta de lo que hemos evolucionado dentro de mi empresa en la organización de eventos y de lo muy importante que es acordarse de pequeños detalles que hacen que un evento, en este caso una jornada de ponencias informativas, sea un éxito.

Os indico brevemente algunos de los aspectos que tuvimos en cuenta en la organización para que todo saliera a las mil maravillas.

1.- Selecciona los asistentes con antelación y estando seguro de su interés por el tema. Habla con ellos y coméntales personalmente el contenido de la Jornada

2.- Realiza una convocatoria oficial y envíasela por mail una semana antes de la fecha de la Jornada y uno o dos días antes confirma la asistencia de manera telefónica.

3.- Identifica a los asistentes con nombre y apellidos, cargo y empresa. Este es un detalle muy americano pero eminentemente práctico, sobre todo cuando después hay un ágape en el que el objetivo generalizado es hacer networking. De esta manera facilitaremos el contacto, rompemos el hielo y hacemos que los contactos vayan a tiro hecho.

4.- Un/a presentador/a que dé la bienvenida, vaya presentando a los ponentes, que informe a los asistentes cómo se va a desarrollar la jornada, que además sea la que gestione, anime y provoque ruegos y preguntas en la mesa redonda propuesta al final de las ponencias con todos los que intervinieron, ofrece a los asistentes una conferencia cuidada y organizada.

5.- Otro tema muy importante es el día y hora del evento. En nuestro caso esto fue un escollo que tuvimos que superar. Para empezar el evento fue un lunes a las 9:30 de la mañana, se podría decir que ¡para poner las cosas fáciles! (modo ironía ON). Desde el punto de vista profesional todo tiene su porqué, para el personal de restauración que venía al evento, se avecinan fechas de mucho trabajo y tenía que ser antes de diciembre, un lunes y por la mañana. Nos dejaron pocas opciones.

El resto de los asistentes la verdad es que se adaptó bastante bien. Pero no debemos olvidarnos del punto de vista humano, el ambiente estaba gélido y reconozco que “calentar” la sala nos costó.

6.- Busca patrocinadores relacionados con el evento que compartan los gastos de la Jornada y que sobre todo den un valor añadido al interés de los asistentes

Ponentes de un evento

7.- Material impreso y publicitario. No olvidemos mencionar el estatus de cada uno en la reunión y su logo. Es decir, identifiquemos a los organizadores, a los distribuidores y a los colaboradores y démosles la importancia que merecen en el evento. Al final muchos de ellos pagan por ello así que el reconocimiento es absolutamente merecido.

8.- Unifica con ellos el tema del evento. Es muy posible que si este paso no está claro cada ponente vaya al evento a hablar de su libro. Los asistentes pueden salir de allí cazando moscas y con la sensación de que han perdido unas horas valiosísimas. En este caso, aunque dimos las indicaciones pertinentes a este respecto, hubo algún momento de la ponencia de un colaborador que obligó a nuestra presentadora a reconducir de una manera sutil y divertida el tema.

9.- La mesa redonda ya posicionó a los asistentes en temas comunes pero aún así cuando llegue la hora del networking, sé parte activa de la integración de los asistentes, presenta a los invitados aportando datos de ellos, dales a conocer las posibilidades de trabajos futuros, personas conocidas por ambos, etc.

10.- Y sobre todo, el día después del evento agradece a todos los asistentes, colaboradores y patrocinadores la asistencia y haberos dedicado su tiempo.

Realiza la ponencia de pie, dirígite a todos los asistentes y cuida el lenguaje no verbal Click Para Twittear

Una última apreciación que, a pesar de que parece que es de primero de “cómo hablar en público”, mucha gente olvida, si las personas que van a hablar no están en alto, es necesario que los ponentes presenten de pie, sino los asistentes sentados detrás no tendrán contacto visual. Y por favor, cuidad vuestro lenguaje no verbal.

Sigue estos “mandamientos” al pie de la letra, ¡que no te falte ninguno! y piensa que, aunque creas que lo tienes todo controlado, LA IMPROVISACIÓN será tu mejor aliada ante incidencias.

Photo Credit: Leticia Calleja

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Leticia Calleja

Cofundadora de Infinitopuntocero. Consciente de que los que trabajamos en Marketing Online, en el sentido más amplio de la profesión, somos, en parte, responsables del cambio generacional a la era digital. No compramos como nuestros padres, no manejamos la información como lo harán nuestros hijos.

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