Gestionar ese tiempo que no tienes

Vaya por delante que no pretendo con este post sentar cátedra sobre cómo se debe gestionar el tiempo. Ojalá tuviera ese control sobre él como para permitirme dar consejos. Pero por si puede resultar de alguna utilidad a alguien a la hora de organizarse, merecía la pena escribirlo.

Como tantos autónomos, siempre tengo la sensación de que no llego a todo. El día a día de cada cliente, los alumnos, tres hijos con diferentes horarios (colegio y guardería), una casa (también dos perros, una coneja y una serpiente, ya que nos ponemos a enumerar) y por supuesto, el eterno intento de tener un rato para pasar en pareja, o con amigos, o simplemente para hacer algo sola o para mí. Un poco de vida entre tanto lío, vaya.

Hace años que sé que me resulta absolutamente imprescindible un cuaderno a mi lado donde apuntar las cosas que tengo que hacer. No me vale un app ni el calendario del ordenador ni todos los inventos que he probado en el móvil. Ni siquiera una agenda, que me limita por horas. Yo necesito un cuaderno y un boli, y apuntarlo absolutamente todo. Aunque sea una labor diaria que es imposible que se me olvide o aunque no tenga nada que ver con trabajo. Si lo tengo que hacer ese día, lo apunto. Esto me ayuda doblemente: por un lado, me descarga de la tensión de tener que acordarme de algo, por insignificante que sea. Y por otro, porque me da una idea general de todas las tareas del día y cómo organizarlas. Sin contar con que no hay nada que me motive más para quitarme pequeñas labores que me dan pereza que poder tacharlas y la sensación de ver cómo cada vez hay menos líneas sin tachar.

Steinchen. Pixabay.

Steinchen. Pixabay.

Pero a pesar de tener todo bien apuntadito y de ser muy constante con mi cuaderno, seguía sin cuadrar el tiempo que yo pensaba dedicar a una tarea y el que finalmente tardaba en tenerla terminada. Así que me empecé a interesar por las distintas teorías sobre la organización de mi bien más escaso.

Probé la técnica Pomodoro, consistente en trabajar 25 minutos sin distracciones y a pleno rendimiento en una sola actividad y descansar 5 para volver a empezar, y tras 4 ciclos hacer un descanso de 15 minutos. Aquello fue una de las cosas más estresantes que he hecho últimamente. Los 5 de descanso solían ir dedicados a terminar lo que no había conseguido en los 25 de trabajo, empezaba tarde la siguiente tanda de 25, que por tanto resultaba ser más corta y acababa con más retraso aún… Y encima con la sensación constante de estar perdiendo el tiempo.

Leí muchos artículos sobre el tema y todos coincidían en algo: los emails y llamadas de teléfono te quitan mucho tiempo: dedica un rato al principio del día y otro al final a leer y responder todos a la vez. Y yo me pregunto… ¿qué tipo de emails recibe la gente que se pueden responder cuando acaba el día? Envidio a los que puedan gestionarlos así, pero la mayoría de los míos empiezan con un “necesito” y acaban con un “lo antes posible”. ¿Con qué cara le digo yo a un cliente que tengo que gestionar mi tiempo de manera eficiente y que todo lo que no me pida o pregunte antes de las 9:30 de la mañana será contestado por la noche?

Otro consejo muy frecuente es que te centres en el trabajo en horario de oficina y dediques a tu vida personal el resto del tiempo, sin estar pendiente del móvil. En otras palabras, que eduques al cliente a que tu tiempo es tuyo. Muy útil también para quien tiene un horario establecido o más normal que el mío, pero teniendo en cuenta que mis hijos vienen a comer a casa de 1 a 2:15 y vuelven a estar aquí entre las 4 y las 5, complicado lo tengo para atender clientes en horario “habitual” y apagar el móvil el resto del tiempo.

Así que decidí coger de cada técnica lo que a mí me resultaba útil, personalizarlas y crear mi propio método. Y es el siguiente.

Yo trabajo una hora seguida en un tema (un solo cliente, correcciones…) y durante ese tiempo admito las interrupciones urgentes, es decir, cojo el teléfono a los clientes porque por lo general sólo llaman si hay un fuego que apagar. Pero no hago pequeños recados personales ni contesto correos, porque aunque no pueda dejar esperando a nadie un día entero, haciéndolo así como mucho les hago esperar una hora, y eso si justo me escriben cuando acabo de “abandonar” el mail. Y si un día la interrupción telefónica es más larga de lo esperado, al menos tengo más tiempo que los 25 minutos que me daba Pomodoro para compensar la pérdida de tiempo…

Pasada esa hora, dejo ese tema más o menos organizado (o finiquitado, y entonces tacho) y dedico media hora a las actividades que se supone que te hacen perder el tiempo pero que hay que hacer: compruebo qué día me tocaba publicar un post (y tacho), busco imágenes para el que esté preparando (y vuelvo a tachar), hago una transferencia (y me hago un café para celebrar que he tachado tres cosas en este rato) contesto correos o incluso llamo a mi madre o a mi marido a ver qué tal va todo. Y llamadme poco profesional, pero también pongo una lavadora si me sobra tiempo. El método es mío… 😉 Eso sí, acaba la media hora y vuelta a empezar con una hora a tope con otro tema.

No sé más que vosotros de cómo funciona el cerebro y los lapsos de tiempo ideales para su rendimiento y concentración, pero a mí algo tan simple como esto me va realmente bien.

En cuanto a la educación del cliente, lo que mejor me ha funcionado siempre es la sinceridad. Ellos son conscientes de que no contratan a una persona full time y de que no trabajo 8 horas en una oficina. Saben que si me llaman a las 6 de la tarde pueden escuchar de fondo un coro que canta a voz en grito la banda sonora de Frozen, que si lo hacen a la 1:30 oirán platos, “quiero más” y “mami, dame agua”  y que a veces, aunque sean las 11 de la mañana, estaré reunida con alguien que no son ellos y no podré cogerlo. Pero a cambio también tienen claro que si les tengo que contestar a una urgencia a las 10 de la noche o en fin de semana lo voy a hacer, que si me piden algo para mañana lo normal es que cuando lleguen a la oficina ya  lo tengan porque me lo he quitado de encima por la noche… y a ellos les compensa y a mí también.

Creo que todo se basa en ser un poco flexible. Lo mismo ocurre con las horas “de niños”. Mi portátil se cierra a la hora de comer y cuando vienen del cole, porque ya he intentado trabajar y estar con ellos y el resultado es bastante frustrante. Pero si me llega un mail, sí que lo miro, ¿por qué no? Al menos para saber si tengo algo pendiente, para responder un simple “OK, me pongo con ello en un rato o mañana” o para eliminarlo directamente. Y es que no todo es blanco o negro, excepto el cuaderno. ¡Ese sí tiene que empezar blanco cada mañana y terminar bien negro de tachones!

¿Y vosotros? ¿Qué trucos tenéis para gestionar vuestro tiempo?

Nemo. Pixabay.

Créditos de esta imagen y de la de cabecera: Nemo. Pixabay.

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Esther Rosado

Llegué a los medios sociales como todos: por casualidad y sin tener ni idea. Empeñada desde siempre en saber cada día algo nuevo, llegó un momento en el que creí que estaba cerca de ser una experta. Afortunadamente seguí aprendiendo y pronto descubrí que este mundo siempre iba a ir más rápido que yo y que cualquiera, y que se trataba de asimilar el máximo posible y continuar coleccionando conocimientos. Así que aquí estoy, compartiendo lo que sé y sobre todo aprendiendo de tanta gente que sabe mucho más que yo.

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8 Respuestas

  1. No sabes hasta qué punto me alegra este artículo, ya comenzaba a pensar que era el único que anotaba casi todo para descargar la mente, que saltaba de una tarea a otra según lo urgente que fuera y que en líneas generales también viva en un “semicaos organizado”.
    Lo de los métodos está bien, pero rara vez se ajusta a un trabajo que en buena medida es diálogo con clientes, usuarios o compañeros de equipo.
    Por apuntar algo (a ver si nombrándolo me libero) añadiría el asquito que le voy cogiendo a los sistemas de mensajería instantánea entre los que está como líder indiscutible el “guasap” (me niego a escribirlo bien). Parece mentira que la gente invada mi móvil tan alegremente y robe un tiempo que puedo dedicar a cosas más interesantes. ¿Ya se han olvidado muchos de marcar el teléfono y contarte en un minuto el equivalente a una hora de “guasap”?
    Buen artículo.
    Muchas gracias por contar las cosas claritas y sin los postureos que me encuentro con eso de la gestión del tiempo.

    • Esther Rosado dice:

      Antonio, me encanta el concepto “semicaos organizado”. No eres el único, no. ¡Esa es mi vida! Eso sí, ya dejé de creerme lo perfectamente que se organizan algunos para tener todo su trabajo terminado y su casa impecable a tiempo de recoger a sus niños, hacer los deberes cantando, preparar cupcakes y construir un elaboradísimo “do it yourself” antes de la hora del baño. Y todo ello con el móvil apagado, claro, priorizando su faceta de padres a pesar de ser trabajadores ejemplares. ¡Qué estrés! Yo reconozco que, simplemente, me apaño lo mejor que puedo y no me va mal así! 😉

  2. Yo estoy notando que empieza a irme mucho mejor desde que he hecho algo tan simple como quitar las notificaciones de correos, whatsapps y redes sociales en el móvil. Lo miro constantemente, sí, pero en esos intervalos entre tareas, y no a mitad de una frase que nunca más vuelve a tener sentido cuando la quiero recuperar.
    ¡Buen post!

    • Esther Rosado dice:

      ¡Qué gran verdad lo de la frase que no vuelve a tener sentido, Vega! Yo de momento no las he quitado, creo que si lo hiciera perdería más tiempo mirando el correo constantemente por si me pierdo algo urgente, y me da tranquilidad saber lo que va llegando, aunque no me pare a abrirlo para leerlo entero ni a contestar. Pero puede que un día lo pruebe…

  3. comunicacion.merchepalomino@gmail.com' Merche Palomino dice:

    Cómo me ha gustado tu post!
    También de acuerdo en que el “guasap” es el que te quita más tiempo. Yo le doy la vuelta al teléfono para no verlos y solo cogerlo si me llaman, cuando quiero estar concentrada.

    Un abrazo!

    • Esther Rosado dice:

      ¡Gracias, Merche! Sí, yo también le doy la vuelta a veces, pero cuando me doy cuenta de que cada vez que vibra lo miro, lo vuelvo a dejar al derecho, jajaja!

  4. virginia.hidalgo.estalrich@gmail.com' Virginia Hidalgo Estalrich dice:

    Yo de mayor quiero ser como tú !!! He probado mil metodos para ser más organizada y veo que no soy la única que tiene método propio je je. Yo incluso me cronometo con la lavadora , la mía tarda 01:15 el tiempo para hacer cualquier tarea . Excelente y realista artículo .Un saludo

    • Esther Rosado dice:

      ¡Gracias por tu comentario, Virginia! Bueno… ¡eso tengo que probarlo! Dejarme de móvil y cronometrarme por la lavadora. Además así no se me olvida colgarla cuando acabe! 😉

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