Que organizar eventos ¡es sencillo!…

Organización de eventos
Organización Eventos

Sé que esta semana se brinda a hablar de los temas políticos desarrollados durante el fin de semana en Cataluña, pero me vais a perdonar ya que a estas alturas los análisis de la jornada ya están hechos y es una cuestión que no creo acabada.

 

Así que permitidme que me dirija a un tema en el que he estado involucrada de forma directa y que marca, para ellos, con una gran X el final del mes de Septiembre. Para una empresa con la que colaboro la semana pasada fue una semana grande que supuso un gran paso en el desarrollo y el crecimiento de la misma.

 

En la vida de las pequeñas empresas suceden “cosas” que suponen un reto absoluto y a veces significa que tienes que dar servicios que no has realizado nunca pero que aceptas con los nervios, inquietud y ganas de los que saben que el listón está muy alto y hay que superarlo.

 

Esta empresa se dedica a dar soluciones 360º de Marketing a sus clientes. Hasta ahora esas soluciones habían pasado por realizar todo el material impreso (incluido diseño y adaptaciones),  utilizado para sus campañas, realización de stands en ferias y convenciones, fabricación de mobiliario para eventos anuales, almacenamiento de los mismos, búsqueda de regalos personalizados con las diferentes campañas ( y no, no me refiero a regalos promocionales, sino a fabricación de elementos personalizados exclusivamente para ellos) en fin todo aquello que se os pueda ocurrir y con un servicio de 10.

 

Todas estas premisas anteriores le llevan al cliente a plantearse una pregunta. Si nos están llevando toda la campaña, hacen nuestros stands y fabrican nuestros materiales ¿porque no se encargan también de realizar nuestros eventos?. Pues eso ¡quién dijo miedo!.

 

Y allí estábamos nosotros reunidos con el cliente para comentarnos el briefing del evento y comenzando lo que para esta empresa es, a día de hoy, un nuevo área de la compañía.

 

Crear un evento de 0 a 100 puede parecer sencillo pero hay millones de detalles a tener en cuenta. Desde este momento te conviertes en la persona más quisquillosa que te puedes encontrar y no está mal porque el final todo lo malo que pueda pasar en un evento, seguro que pasa, así que ir un paso por delante es una obligación.

 

Así que ahí te ves durante el mes de agosto y con lo que conlleva localizar a la gente en el mes de vacaciones por excelencia, buscando localizaciones que se ajusten a las necesidades del cliente, descartando otras y tratando de ajustar otras tantas. Mirando aquí y allá nos damos cuenta de la cantidad de salas, fincas, teatros etc que hay sólo en Madrid, es algo verdaderamente fascinante.

 

Algo para no olvidar en nuestro evento.

No os voy a enumerar puntos clave, pasos a seguir ni nada de eso porque al fin y al cabo ¿quién soy yo para hacerlo? pero si que os voy a decir lo que, después de analizar nuestro evento, ha sido fundamental para no cometer grandes errores.

1.- Confiad en los profesionales especializados. No tratéis de hacerlo todo indoor, a veces ese ahorro en costes os puede costar caro. En nuestro caso contratamos a un experto en escenografía con un vasto CV que llevó toda la parte de iluminación, sonido, música, acróbatas y escenografía de las modelos. ¡Todo un acierto!.

Confiar en profesionales especializados te puede salvar de graves errores Clic para tuitear

2.- El catering un punto duro de roer. Hay muchas salas que tienen los suyos propios homologados por lo que te limita bastante, a menos que dispongas de presupuesto suficiente para pagar el canon. Pero independientemente de este aspecto hay otros relativos a alergias, intolerancias, que hace que los menús se modifiquen constantemente y que sea una labor ardua llegar a un entendimiento tanto entre el catering, los comensales, la sala, el cliente y nosotros.

 

En este apartado se crean algunos conflictos del tipo: ¿cómo informo al catering de qué comensales comen carne o pescado si no hay sitting? ¿Quiénes son las 6 personas que cumplen años y por lo tanto, hay que llevarles un postre con bengalas, si no los conoces?. Pequeños detalles que marcan la diferencia y hacen que tu creatividad aumente de forma exponencial.

 

3.- En nuestro caso se organizó al personal en dos equipos con dos personas fijas en puestos de organización y el resto moviéndose por la sala en función de las necesidades. Eso hizo que el cliente siempre supiera donde había una persona de contacto para todo lo que necesitara. Estar todos interconectados fue básico para solucionar, prevenir a los compañeros, avisar y coordinar a los equipos y claro está, motivarnos según íbamos avanzando.

 

4.- Fue clave para el funcionamiento del evento la última reunión del Staff para hacer un breve repaso de puestos y concretar aquellos puntos que se habían modificado durante el ensayo.

 

Hubo errores, si claro que los hubo, pero no fueron de principiante. Fueron más bien errores técnicos de los que sabes que en cualquier momento pueden pasar y que tienes que estar alerta porque los tienes que solucionar a la velocidad del rayo. Aunque, por otro lado, contar con un cliente que está más que curtido en eventos, hace que esos errores sean mucho más sencillos de solventar.

 

Si además el Presidente y la Directora por parte del cliente se toman la molestia de bajar durante la barra libre a camerinos para darnos la enhorabuena y decirnos que tan sólo hemos hecho una cosa mal, y es ¡a ver que hacemos el año que viene para superar esto!”. Pues te deja un sabor de boca delicioso que te empuja a centrarte en las siguientes citas.

 

Nos vemos en el siguiente post.

 

Photocredit: Pixabay.com

Más sobre el autor

Leticia Calleja
Cofundadora de Infinitopuntocero.

Consciente de que los que trabajamos en Marketing Online, en el sentido más amplio de la profesión, somos, en parte, responsables del cambio generacional a la era digital. No compramos como nuestros padres, no manejamos la información como lo harán nuestros hijos.

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